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Cadastrar um Estágio

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Para começar um estágio é preciso cumprir etapas de cadastro de informações, registro e assinatura de documentos. As atividades de estágio somente podem começar depois que todas estas etapas forem cumpridas e o estágio estiver homologado (todos os documentos assinados e validados pela Gerência de Estágios).  A seguir está detalhado o passo a passo deste processo:

 

1: Conhecer o Regulamento da COE Design e demais documentos que regem a realização de estágios

Conhecer todas as regras relacionadas à realização de estágios é crucial para saber se a atividade que você vai realizar está de acordo com a legislação e as definições da universidade e do curso. Veja os documentos relacionados na página “LEGISLAÇÃO”.

 

2: Ser aprovado(a) em uma vaga de estágio

Veja as dicas sobre como buscar vagas na página “ENCONTRAR UM ESTÁGIO”. Uma vez consolidada a sua aprovação em um estágio, você deve entrar em contato com a COE Design para ter indicação de professor(a) orientador(a) para, depois, fazer o cadastro no SIGA.

 

3: Contato com a COE Design

Quando já tiver em mãos os dados do estágio, você deve entrar em contato com a COE Design por meio deste formulário: https://forms.gle/qkuGKS7bn8wEnnqm9. Ao receber as informações, a COE Design faz uma avaliação das atividades para enviar uma resposta indicando um(a) professor(a) orientador(a).

 

4: (Somente para Estágio Obrigatório, no caso de Estágio Não obrigatório, seguir para Etapa 5) Matrícula na disciplina “Estágio”

Entrar em contato com a Coordenação do Bacharelado em Design (email: coord@design.ufjf.br) para solicitar a realização de matrícula na disciplina “Estágio” do curso.

 

5: Registro do estágio no SIGA

Depois de ter recebido a indicação de professor(a) orientador(a) pela COE Design e de ter feito a matrícula na disciplina “Estágio” (somente no caso de Estágio Obrigatório), você deve cadastrar as informações de estágio no SIGA, seguindo as instruções da Coordenação de Estágios: https://www2.ufjf.br/estagio/estagio/orientacoes/

 

6: Aguardar liberação de documentos no SIGA

As informações cadastradas no SIGA são avaliadas pela Coordenação de Estágios e, caso a atividade seja aprovada, os documentos de Termo de Compromisso de Estágio (TCE) e Plano de Atividades de Estágio (PAE) são liberados. Provavelmente você vai receber um email automático com o aviso de liberação dos documentos, mas você pode também acompanhar o andamento pelo SIGA.

 

7: Providenciar cadastro de usuários externos no SEI

O SEI é um sistema de gestão de documentos da UFJF (ver apresentação na página: https://www2.ufjf.br/sei/apresentacao/). Os documentos de estágio são registrados no SEI para poderem ser validados e assinados eletronicamente, substituindo assim as assinaturas à caneta e o trâmite de papéis. Para que possam acessar e assinar os documentos que serão lançados no SEI, o(a) estudante, a pessoa responsável pela concedente e o(a) supervisor(a) do estágio precisam fazer seus cadastros na plataforma como usuários externos.

 

Indicamos que, enquanto aguarda a liberação dos documentos de estágio, o(a) estudante já providencie seu cadastro como usuário externo do SEI, e que comunique-se com o(a) supervisor(a) de estágio e a pessoa responsável pela concedente para sugerir que façam o mesmo. Este cadastro pode demorar alguns dias e, caso não seja providenciado a tempo, pode atrasar o processo de registro e assinatura dos documentos.

 

As orientações para cadastro de usuário externo estão nesta página: https://www2.ufjf.br/sei/usuario-externo/

 

Observação: O cadastro é feito uma única vez. Assim, caso você ou as pessoas da concedente já tenham feito o cadastro em alguma outra oportunidade, não há necessidade de refazê-lo.

 

8: Enviar TCE e PAE para COE Design

Depois que os documentos TCE e PAE forem liberados no SIGA, o(a) discente deve baixa-los e convertê-los para formato JPEG na resolução 843 X 1192 (esta definição é importante para que os documentos sejam corretamente visualizados no SEI). Em seguida, enviar os documentos em formato JPEG para a COE Design por meio deste formulário: https://forms.gle/iBhMfnMAm9ZUaqsV9

 

9: Aguardar registro dos documentos no SEI e aviso para assinaturas

A COE Design abre um processo no SEI, faz o registro dos documentos TCE e PAE e libera o acesso para as assinaturas. O processo é compartilhado com o(a) discente, que pode acompanhar o andamento acessando a plataforma.

 

10: Assinar os documentos de estágio no SEI e monitorar a assinatura das pessoas da concedente

A plataforma SEI envia um aviso automático informando que os documentos foram liberados. Ao receber o aviso, o(a) discente deve acessar a plataforma e registrar sua assinatura. Além disso, sugerimos que acompanhe o registro de assinaturas no processo e que entre em contato com a pessoa responsável da concedente e com o(a) supervisor(a) do estágio caso verifique que há demora. Este monitoramento feito pelo(a) discente é importante para não termos atrasos no processo.

 

Normalmente, o TCE é assinado por: (i) discente; (ii) responsável da concedente; (iii) instituição de ensino (Coordenação de Estágios). Já o PAE é assinado por: (i) discente; (ii) supervisor(a); (iii) orientador(a); (iv) COE. Em caso de dúvida, confira os nomes registrados no final de cada documento.

 

11: Avisar à COE Design que as assinaturas da concedente estão completas

Assim que as assinaturas do(a) discente, da pessoa responsável pela concedente e do(a) supervisor(a) de estágio forem registradas, o(a) discente deve enviar uma mensagem de aviso para COE Design (email: estagio@design.ufjf.br). Assim, a COE pode seguir com as etapas de assinatura dos professores e encaminhamento do processo para a Coordenação de Estágios. O(A) discente pode acompanhar o andamento do processo acessando a plataforma SEI.

 

12: Aguardar a notificação de homologação do estágio

Após assinatura de todas as partes, a COE Design encaminha o processo para a Gerência de Estágios, que é responsável por conferir toda a documentação e registrar a última assinatura no TCE. A Gerência de Estágios envia uma notificação avisando sobre a homologação do estágio, caso o processo tenha sido aprovado.  

 

13: (Caso o estágio seja homologado) Salvar os documentos assinados e enviar para a concedente

Ao final você deve gerar um PDF dos documentos TCE e PAE assinados a partir do SEI. Basta acessar o processo na plataforma, selecionar cada um dos documentos na lista de itens à esquerda, e escolher o ícone de impressora (imprimir web) para salvar o arquivo do documento com assinaturas. Você deve guardar uma cópia dos documentos e enviar uma cópia para a concedente.

 

14: (Caso não seja homologado) Fazer as alterações necessárias e retomar o processo

Se o processo não for aprovado você deve fazer as alterações necessárias, de acordo com as indicações da Gerência de Estágios, para retomar o processo.

 

 

OBSERVAÇÃO: A descrição acima registra e detalha apenas as etapas que estão relacionadas a atividades realizadas pelo(a) discente. Caso queira consultar o documento original com a definição de todas as etapas do processo, veja o Procedimento Operacional Padrão elaborado pela Coordenação de Estágios (POP PGD – 01), disponível neste link: https://drive.google.com/file/d/1Vx21QEH4aWEFC5ERrbygD4DhD06-zHbf/view?usp=sharing

Bacharelado em Design