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Suporte para coordenações de cursos UFJF

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ORIENTAÇÕES ÀS COORDENAÇÕES DE CURSO DA UFJF sobre avaliações in loco do INEP

 

A Diretoria de Avaliação Institucional (Diavi) elaborou um guia para orientar os coordenadores de curso acerca do processo de avaliação e da documentação comumente solicitada pelos avaliadores designados pelo Inep para avaliar os cursos da Universidade Federal de Juiz de Fora.

O papel da Diavi no processo avaliativo é oferecer suporte às coordenações dos cursos avaliados, organizar a documentação institucional exigida, analisar os últimos relatórios de avaliação e os pontos que serão avaliados, bem como participar da reunião com os avaliadores, representando a instituição.

Primeiramente, vamos resumir as principais etapas do processo avaliativo.

 

Formulário Eletrônico

 

 Orientações para o preenchimento do formulário eletrônico de avaliação

Glossário dos Instrumentos de Avaliação Externa (INEP)

 

 

Avaliação in loco

 

      1. Agendamento

A visita in loco se inicia no agendamento das datas, quando a Reitoria e o Procurador Institucional (PI) recebem o comunicado oficial referente ao processo de reconhecimento ou renovação de reconhecimento do curso. Geralmente, esta ação ocorre entre 30 e 40 dias antes da data agendada e destaca quatro dias para a avaliação – o 1º para a chegada da comissão avaliadora à sede da IES; os 2º e 3º dias para os trabalhos efetivos e o 4º dia para o retorno dos avaliadores à cidade de origem.

Caso o coordenador tenha algum empecilho nos dias informados, é necessário entrar em contato com o Procurador Institucional para orientações quanto à solicitação de alteração da data.

 

     2. Definição da Agenda de Trabalho

Aproximadamente 20 dias antes da visita, o(a) coordenador(a) da comissão de avaliação do Inep envia a sugestão de agenda para as atividades, especificando a documentação e a infraestrutura básica para o desenvolvimento dos trabalhos. Pelas normas vigentes, o prazo máximo para o envio da agenda preliminar é de cinco dias antes da visita.

Os avaliadores costumam, neste momento, solicitar indicações de hotéis, restaurantes e outras informações relacionadas à cidade-sede da IES.

 

     3. Providências e preparação

 – Infraestrutura

Para a avaliação, a comissão necessita de:

– Documentos

São muitos os documentos solicitados pela comissão avaliadora. Como parte do suporte oferecido pela Diavi está a entrega à coordenação de curso de pastas documentais contendo informações institucionais. Já a documentação relativa ao curso deve ser providenciada pela própria coordenação. Confira aqui a estrutura e conteúdo das pastas de avaliação.

Já a coordenação deve providenciar todos os documentos requisitados relacionados ao curso (vide relação-base ao final desta página) e também as pastas funcionais dos servidores na Progepe (encaminhar e-mail para gerenciacadastro.prorh@ufjf.edu.br, informando o motivo/finalidade da retirada das pastas, dia da retirada, dia da devolução e demais informações que julgar necessárias). Dúvidas, entrar em contato pelos ramais 3925 e 3935.

 

     4. Recepção da comissão avaliativa do INEP

É interessante verificar com a Diretoria de Avaliação Institucional quanto ao apoio ao translado dos avaliadores do aeroporto ao hotel em que ficarão hospedados. Mas é de responsabilidade dos coordenadores dos cursos avaliados verificar quanto à condução da comissão avaliadora nos dias de avaliação in loco.

 

     5. Nos dois dias de visita in loco

É fundamental a presença permanente, na IES, do coordenador do curso avaliado, tanto para o acompanhamento dos avaliadores, como nos eventuais esclarecimentos de dúvidas e/ou de outros documentos necessários. A presença de um técnico de informática também é de grande valia.

É simpático da parte do(a) coordenador(a) oferecer-se para acompanhar os avaliadores para almoçar, jantar, buscá-los e levá-los ao hotel, visto que eles são convidados externos que podem não conhecer a cidade.

 

      6. Participação da Administração Superior

Nas reuniões inicial e final, faz-se necessária a presença da administração da IES e da coordenação do curso. A primeira trata de informações gerais dos cursos e os avaliadores explicam, geralmente, como serão conduzidos os trabalhos. No encerramento, tiram-se as últimas dúvidas e a comissão avaliadora destaca alguns pontos importantes da pesquisa realizada.

 

     7. Reuniões de praxe

São realizadas, também, reuniões com corpo diretivo, equipe técnico-administrativa, Comissão Própria de Avaliação (CPA), discentes e docentes cadastrados no sistema e-MEC, entre outras, as quais, geralmente, ocorrem no primeiro dia da visita – os horários são passíveis de ajustes. O segundo dia da visita fica reservado ao trabalho interno da comissão avaliadora para as conferências documentais e a construção do relatório no sistema eletrônico e-MEC.

 Atividades desenvolvidas durante a visita:

 

     8. Ao final da avaliação

As coordenações dos cursos avaliados precisam encaminhar à Diretoria de Avaliação Institucional o documento “Avaliação dos Avaliadores”, no qual fazem uma análise do trabalho da comissão do Inep que esteve na IES. O prazo para postagem das notas é de 72h.

 

     9. Divulgação do relatório

O Inep disponibiliza os Relatórios de Avaliação em aproximadamente cinco dias úteis após o fim da visita. O Procurador Institucional informa ao coordenador, à Reitoria e à Diretoria de Avaliação Institucional via e-mail.

 Após o resumo das principais etapas do processo avaliativo, disponibilizamos abaixo os principais requisitos das comissões avaliativas. A documentação listada neste guia pode variar, de acordo com cada comissão avaliadora, mas observamos que alguns documentos são requeridos regularmente, os quais estão arrolados abaixo:

Tabela com a relação dos documentos solicitados e quem deverá providenciá-los

Avaliação dos avaliadores do INEP pelos coordenadores de cursos – a ser preenchido até o dia seguinte ao fim da avaliação in loco

 

Acesse as orientações do INEP:

Instrumento de Avaliação dos cursos de Graduação

Perguntas frequentes respondidas pelo INEP

Material sobre instrumentos de avaliação in loco para Procuradores Educacionais Institucionais (PI) – (INEP)