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Sistema de Arquivos (SIARQ/UFJF)

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A Coordenação do Sistema de Arquivos tem como objetivo implantar e coordenar a gestão documental no âmbito da UFJF, contribuindo para uma articulação harmoniosa entre os documentos de arquivo durante todo o seu ciclo vital, ou seja, desde o momento de sua produção, nos setores da universidade, até o momento de sua destinação final podendo ser a eliminação ou a guarda definitiva pela Coordenação de Arquivos Permanentes.  

Com as medidas postas em prática, a documentação arquivística da UFJF ganha destaque e torna possível que se cumpra sua função de prova de direitos e fonte de pesquisa para o cidadão comum e pesquisadores em geral.

Esta Coordenação também é responsável por oferecer cursos e outras atividades de capacitação para a gestão documental nas unidades da UFJF.

 

Objetivos do SIARQ/UFJF:

I – desenvolver a política de gestão arquivística de documentos da UFJF;

II – racionalizar a produção dos documentos arquivísticos da UFJF;

III – racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística da UFJF;

IV – garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo da UFJF e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; bem como a agilidade no acesso à informação arquivística, eficiência e transparência administrativa; 

V – assegurar condições de preservação, proteção e acesso ao patrimônio arquivístico da UFJF, tendo em vista seus valores administrativo e histórico, os interesses da comunidade e seu valor como fonte para a pesquisa e a produção de conhecimentos;

VI – articular-se com os demais sistemas que atuem direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

 

Integram o SIARQ/UFJF:

I – como órgão central, o Arquivo Central da UFJF;

II – como órgãos setoriais:
a) as unidades acumuladoras, isto é, produtoras e receptoras  de documentos arquivísticos;
b) os setores da UFJF com atribuições de protocolo e de arquivo corrente;

III – como órgãos especiais:
a) a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD);
b) a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS).

Implantar o SIARQ/UFJF implica, em especial, implantar uma política de gestão documental na instituição. O Arquivo Central orientará e supervisionará aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos nos diversos setores da UFJF.