As coordenações do Arquivo Central têm como função processar tecnicamente o acervo sob sua guarda, para que se torne inteligível e acessível aos pesquisadores, usuários internos e cidadãos, além de prestar assessoria técnica aos setores da UFJF.
Coordenação do Sistema de Arquivos:
Orienta quanto à racionalização da produção documental, capacita servidores para a gestão documental e orienta quanto à eliminação e à transferência de documentos para a Coordenação de Arquivos Intermediários.
Coordenação de Preservação:
Privilegia a atuação nas áreas de conservação, proteção de documentos fotográficos e digitalização de documentos; promove atividades com foco na produção e transferência de conhecimento e divulgação de metodologias; desenvolve atividades que compreendem ações voltadas para a promoção e implantação de políticas de conservação preventiva, restauração, acondicionamento, transcrição, reformatação e pesquisa científica aplicada aos documentos textuais, iconográficos, cartorários e sonoros.
Coordenação de Arquivos Intermediários:
Custodia documentos resultantes de massa documental acumulada e provenientes de documentos transferidos através de Guias de Transferências; identifica, codifica, e registra em banco de dados os documentos; elimina documentos que já cumpriram o prazo de temporalidade e recolhe, à Coordenação de Arquivos Permanentes, aqueles identificados como permanentes; realiza empréstimos aos produtores dos documentos.
Coordenação de Arquivos Permanentes:
Bolsas de trabalho:
O Arquivo Central oferece atualmente 16 bolsas de trabalho em seus projetos. Esses projetos priorizam a interdisciplinaridade, a comunicação entre as coordenações e equipes, a integração de pesquisa na esfera do trabalho de organização, preservação e conservação, gestão documental e a difusão do acervo de forma ampla.
Processamento Técnico do Acervo Arquivo Histórico: revê o arranjo e a descrição de 37 fundos do acervo do Arquivo Histórico da UFJF que passou à custódia da Coordenação de Arquivos Permanentes quando da criação do Arquivo Central da UFJF. Esse trabalho tem os objetivos de compartilhar conhecimentos básicos sobre arquivologia e patrimônio documental; apresentar ao bolsista o trabalho desenvolvido na área de custódia do acervo do extinto Arquivo Histórico; fornecer embasamento para leitura crítica associada à estrutura e conteúdo do acervo; instrumentalizar o bolsista quanto às técnicas, materiais e procedimentos adequados ao manuseio dos documentos permanentes; orientar o bolsista no preenchimento de informações em banco de dados apropriado para o acervo; apresentar a legislação e as regras para acesso aos documentos permanentes de terceiros sob a guarda da UFJF, tornando os bolsistas aptos na busca pelas informações e seguros quanto ao eventual sigilo das fontes; incentivar o bolsista a utilizar o conhecimento adquirido em palestras, cursos, artigos e/ou publicações criando a prática de pesquisa e escrita em seu cotidiano de estudos.
Organização de Acervo Documental: promove o trabalho de análise e organização de documentos inerentes às atividades da UFJF, tendo em vista o seu valor administrativo, cultural e histórico. Esse trabalho resulta em registro de documentos em banco de dados, preparação de documentos para eliminação ou transferência ao Arquivo Permanente e recolhimento de documentos relevantes, para a história da instituição, ao Arquivo Permanente.
Processamento Técnico do Acervo Permanente Institucional: confere, identifica, organiza e prepara, para atender às demandas do pesquisador interno e externo, o acervo permanente produzido no âmbito da UFJF. Esse projeto tem os objetivos de compartilhar conhecimentos básicos sobre arquivologia e patrimônio documental visando à formação de multiplicadores aptos a atuar em acervos documentais; apresentar ao bolsista o trabalho desenvolvido na custódia do acervo institucional; fornecer embasamento teórico sobre gestão e organização de documentos; instrumentalizar o bolsista quanto às técnicas, materiais e procedimentos adequados no manuseio dos documentos permanentes; apresentar a legislação e as regras para acesso aos documentos permanentes da UFJF; incentivar o bolsista a utilizar o conhecimento adquirido em palestras, cursos, artigos e/ou publicações criando a prática de pesquisa e escrita em seu cotidiano de estudos.
Conservação do Assentamento Funcional: digitaliza as pastas funcionais dos servidores da UFJF, para agilizar o acesso à informação, reduzindo custos de armazenamento e otimizando o uso do espaço físico dos assentamentos funcionais. O assentamento funcional digital (AFD) é o representante da pasta em suporte papel de cada servidor. Os documentos digitalizados são assinados eletronicamente para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica nesse formato e devem espelhar a cópia fiel do documento em papel. Considerando-se que os arquivos são indispensáveis à sociedade, pois resguardam direitos e obrigações, o projeto AFD caminha com a transformação digital que a sociedade está vivenciando, constituindo um repositório de acesso em forma remota sem envolver a consulta a volumes significativos de papeis.
Preservação dos Acervos do Arquivo Central: centra-se na capacitação introdutória às técnicas básicas de conservação e preservação de material arquivístico, em seus diferentes suportes e formatos. Os bolsistas têm contato com procedimentos de preservação, conservação e restauro do acervo, além de conhecer a legislação e recomendações usadas na área e identificar bens documentais de valor patrimonial, fontes primárias de pesquisas.
O projeto divide-se em duas linhas de atividades:
1) Análise do estado de conservação dos documentos, higienização mecânica; planificação de documentos; pequenos reparos; reconstituição de costuras e acondicionamento de documentos, em seus diferentes suportes;
2) Reformatação e migração de suportes: digitalização dos processos; processamento das imagens digitais; elaboração e manutenção de base de dados contendo as informações de fundos; alimentação da página do acervo com as informações processadas.
O conhecimento compartilhado, neste TP, não substitui o trabalho do profissional conservador-restaurador, mas fornece subsídios para todos os envolvidos compreenderem a importância da prática do correto manejo dos acervos documentais, minimizando problemas, ao mesmo tempo em que se cria um canal de cooperação, onde todos sabem a quem e como recorrer nos casos necessários.
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