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Normatização da transferência de documentos

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Normatização da transferência de documentos de unidades da UFJF para o Arquivo Central

As normas e padrões aprovadas pelo Arquivo Central visam orientar e unificar os procedimentos técnicos dos integrantes do Sistema de Arquivos da UFJF, buscando garantir a gestão dos documentos arquivísticos na UFJF,  nos termos da Resolução n. 15, de 31 de maio de 2011, do Conselho Superior.

A Coordenação de Arquivos Intermediários tem realizado o trabalho de identificação de massa documental acumulada por vários anos pela UFJF e que se encontra em um galpão no campus. Atualmente, para haver a transferência de documentos é necessário que o setor produtor inicie o trabalho de gestão documental  em seu arquivo corrente sob a orientação técnica dos arquivistas. Antes de serem transferidos à guarda da Coordenação de Arquivos Intermediários, os documentos devem ser classificados, identificados com folha de rosto tipológica, organizados fisicamente em caixas de arquivo e registrados no Sistema de Gestão de Informações Arquivísticas.

Ainda, nenhum documento pode ser transferido sem autorização da Direção do Arquivo Central, visto que há de se proceder a uma transferência organizada e de acordo com o espaço disponível.

Os documentos que já cumpriram o prazo para eliminação, são transferidos para um espaço reservado, onde aguardam a Publicação do Edital de Ciência de Eliminação e a confecção do Termo de Eliminação de Documentos.

A normatização dos procedimentos de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito da UFJF, em complemento à legislação federal, é competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)