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Formulários e gestão documental na UFJF

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Gestão documental nas unidades da UFJF

A Constituição Federal assegura o direito de acesso à informação (Art. 5º, inciso XVI) e determina que é obrigação do Estado a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem (Art. 16,  § 2º).

O art. 1º. da Lei n.   8.159, de 8 de janeiro de 1991, estabelece que:

“É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

Esta mesma Lei em seu art. 3º, define gestão documental como sendo o:

“… conjunto de procedimentos e operações referentes à (…) produção [dos documentos arquivísticos], tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” 

A avaliação de documentos arquivísticos está ancorada na existência de duas ferramentas de gestão documental. Neste sentido, o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES, aprovado pela Portaria 92, de 23 de setembro de 2011,  é uma ferramenta indispensável para o trabalho de gestão documental e acesso à informação pública ao qual se deve acrescer ferramenta similar mas destinada às atividades-meio, aprovada pela Resolução 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos. Estas ferramentas são, também, requisitos para o atendimento à Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que tem por objetivo garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º  do art. 216 da Constituição Federal.  

O art. 4º. da Lei 12.527, mencionada acima, em seu inciso V, entende por “tratamento da Informação”, que é necessário como condição para o atendimento à Lei, o “conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação.“ Temos aqui o mesmo conceito de “gestão documental”, previsto na Lei 8.159.

O Arquivo Central é responsável pela implementação do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Juiz de Fora (SIARQ/UFJF). O SIARQ/UFJF é o conjunto de objetivos, princípios, diretrizes e programas propostos pelo Arquivo Central e busca a integração dos diversos arquivos dos órgãos e unidades da UFJF de forma a garantir a gestão unificada de seus documentos arquivísticos. Entre as ações referentes a esse sistema, estão a promoção de  visitas agendadas às unidades,  capacitação de trabalhadores, orientação do trabalho nas unidades, padronização de procedimentos técnicos, divulgação de legislação e normas

O  contato inicial da unidade interessada deve ser feito por meio do e-mail arqcentral@ufjf.edu.br.

Veja também: Modelos da UFJF, Tabelas básicas, Normatização da transferência de documentos, Instruções normativas, Pesquisa ao acervo institucional.